Mit dem Urlaub ist es so eine Sache.

Laut dem Bundesurlaubsgesetz (kurz BUrlG), welches auf einem 4-seitigem PDF des „Bundesministeriums der Justiz und für Verbraucherschutz“ ausgeführt wird, sind beispielsweise der Urlaubsanspruch, der Geltungsbereich oder auch die Dauer des Urlaubs in ihrer mindesten Form verschriftlicht. Zum Leidwesen zahlreicher Unternehmen findet sich jedoch kein Paragraph oder Absatz, welcher den Urlaubsantrag bzw. dessen Genehmigung durch die verantwortlichen Personen regelt.

 

Zugegeben, ein Urlaubsantrag ist auf den ersten Blick kein Erfolgsfaktor im klassischen Sinn. Der Innovationsgrad, das unternehmerische Denken und die Effizienz der eigenen Mitarbeiter stehen an dieser Stelle nur beispielhaft für die Säulen, auf denen ein erfolgreiches Unternehmen aufgebaut zu sein scheint. Der Erfolg basiert dabei jedoch immer auf einer Basis, aber sind die genannten Säulen diese Basis oder wird das Fundament, auf dem die Säulen stehen, vielmehr als Basis bezeichnet? Nach unserer Auffassung beginnt Erfolg bereits bei den grundlegenden Aspekten eines Beschäftigungsverhältnisses. Um nur zwei fundamentale Widersprüche aufzuzeigen, stellt sich zum einen die Frage, wie ein Unternehmen den eigenen Innovationsgrad steigern will, wenn die Mitarbeiter durch ihrer täglichen Arbeitsabläufe in ihrer Kreativität eingeschränkt werden, und zum anderen, wie unternehmerisches Denken geformt und gefördert werden soll, wenn Entscheidungen und Risiken stets von übergeordneter Stelle getroffen werden. Das Thema um den Urlaubsantrag reiht sich in eine Kette mit den zuvor genannten Widersprüchen ein, da ohne einen Urlaubsantrag nicht von Effizienz die Rede sein kann.

Im Folgenden möchte wir die Auswirkungen auf die Effizienz eines Urlaubsantrages bzw. dessen falsche Ausgestaltung verdeutlichen und somit die Basis für den Erfolg eines Unternehmens legen.

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Stellen Sie sich vor, Sie kommen als Projektleiter am Montagmorgen um 8.00 Uhr in ein Meeting mit allen Projektbeteiligten, um die anlaufende Woche zu besprechen und niemand ist anwesend. An dieser Stelle angekommen, ist es bereits zu spät und die Woche sowie Ihre Gefühlslage nähern sich dem Nullpunkt an. Von Effizienz, unternehmerischem Denken oder gar dem Innovationsgrad kann an diesem Punkt nicht mehr die Rede sein. Die Ursache für ein solches Worst-Case-Szenario liegt in der Art und Weise, wie Urlaub abgesprochen und genehmigt wird sowie in dem fehlenden Informationsaustausch aller Projektbeteiligten. Mitarbeiter A und B, welche sich gegenseitig Vertreten sollten, fragen beide denselben Tag Urlaub an, lediglich zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Sie als Projektleiter haben deutlich wichtigere Dinge zu handhaben als den Urlaub zweier Mitarbeiter. An dieser Stelle gebe ich Ihnen als Projektleiter recht. Dennoch ist für den Erfolg eines Unternehmens sicherzustellen, dass:

  • alle Projektbeteiligten, einschließlich Sie, informiert sind, 
  • jede zu vertretende Aufgabe einer vertretenden Person übergeben wird, 
  • die vertretende Person selbst nicht im Urlaub ist und 
  • alle Entscheider mit dem Urlaub einverstanden sind.

Wie lässt sich also ein solches Vorgehen von Ihrer Person als Projektleiter externalisieren, damit jeder Mitarbeiter das Vorgehen versteht und eigenständig umsetzen bzw. bearbeiten kann?

Die Antwort ist dabei um ein deutliches leichter zu erarbeiten als die Erkenntnis, dass ein Urlaubsantrag die Effizienz eines Unternehmens beeinflussen kann. Völlig frei von den betreffenden Personen und deren hierarchischer Position im Unternehmen, sind alle Prozesse, Abläufe und Aufgaben, die als fundamental angesehen werden können, zu standardisieren und zu strukturieren. Das Unternehmen, welches ein standardisiertes und damit belastbares Fundament bietet, ist in der Position weiter und vor allem langfristig an den Säulen des eigenen Erfolgs zu arbeiten. Im Fall des Urlaubantrages ist dieser einfache Prozess in einen Workflow zu übertragen, welcher an den richtigen Stellen, die richtigen Informationen abgreift und verarbeitet. Die Umsetzung eines Urlaubsantrages in einer Mobil-App ist für uns ebenso denkbar, wie die Entwicklung individueller Lösungen perfekt auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt. 

Bestimmen Sie die Zukunft, bauen Sie Ihre Säulen zum Erfolg!